Опис товару

Внедрение системы управления предполагает настройку и ввод в эксплуатацию используемых в системе модулей, доработку системы под специфические и индивидуальные потребности предприятия, адаптацию отчетности и документации к требованиям компании.

Продукты компании GMS Service внедряются с 1999 года, за это время сложилась четкая концепция внедрения, направленная на результат. В основе концепции лежит итеративный подход, который обеспечивает полное понимание сути задач и достигнутых результатов всеми участниками проекта, незамедлительную оценку полученных результатов и своевременную корректировку проекта. При этом цели и задачи проекта ставятся выше оговоренных контрактом обязательств, по ходу выполнения работ допускается внесение изменений в проектную документацию. Такой подход обеспечивает полное соответствие продукта, получаемого в результате проекта требованиям заказчика, даже при условии корректировки требований на этапе внедрения или объективным изменениям рыночной ситуации. Для того, чтобы снизить риски, связанные неэффективной постановкой задач, одним из первых этапов внедрения, предшествующий основным работам по внедрению, устанавливается этап обучения - знакомства с архитектурой системы, интерфейсом и используемой терминологией, а также подробные презентации продукта всем участникам проекта.

Этап проектирования поддерживается необходимой документацией и обязательными визуальными схемами информационных потоков. Также, на этапе проектирования уже начинает формироваться пользовательская документация.

В процессе тестовой эксплуатации максимум внимания выделяется обучению экспертов Заказчика, входящих в проектную группу, и конечных пользователей.

Настройка системы обычно осуществляется при непосредственном участии технических специалистов Заказчика, т.к. встроенные средства конфигурирования и разработки вполне доступны и не требуют глубоких специальных знаний. Обучение технических специалистов уже на этапе внедрения позволяет существенно снизить стоимость сопровождения системы после ее запуска и повысить качество внутренней поддержки.

В случае глубокой кастомизации продукта, этап разработки и внутреннего тестирования обычно проходит без участия специалистов Заказчика, передаются в тестовую эксплуатацию уже готовые подсистемы.

Оперативный контроль хода работ над проектом, ежедневное планирование работы всех участников проекта и еженедельная отчетность осуществляется с помощью встроенной подсистемы ЕРМ поставляемого решения.

Благодаря тесной интеграции внутри системы средств управления проектом, средств управления рабочим временем, аналитической подсистемы и собственно инструментов разработки закладывается основа эффективной и результативной работы над проектом.

Проектная методология

В состав поставляемого решения входит подсистема ЕРМ, разработанная специально для управления проектами внедрения решений на базе GMS Office Tools 3.8. Кроме общей информации о выполняемых проектах, подсистема содержит информацию об этапах проекта, матрице ответственности, подробные списки работ с ответственными сотрудниками по каждой задаче и календарным планом их выполнения, контрольные точки.

Участники проекта в своей работе используют еженедельный календарь, задачи в котором связываются с конкретными задачами проекта. Печать стандартной проектной документации и регулярной отчетности предусмотрена в поставке.

Также, с помощью встроенной в GMS Office Tools 3.8 аналитической подсистемы (на базе технологии OLAP собственной разработки) реализуются отчеты по общему контролю и анализу проектов. В результате тесной интеграции конечного продукта и подсистемы ЕРМ значительно повышается информированность участников проекта и заинтересованных сторон, сокращается время совещаний, посвященных ходу работ над проектом.

Запросы на внесение изменений в проект оформляются также в подсистеме ЕРМ, согласовывается в электронном виде и включаются в пакет проектной документации. Каждый запрос на изменение потенциально может корректировать функционал продукта, влиять на сроки завершения всего проекта (либо какого-то из его этапов) и влиять на бюджет, поэтому управлению изменениями уделяется максимум внимания, причем не на уровне экспертов, входящих в проектную команду, а на уровне руководителя и координатора проекта.

Устав проекта

Типичная причина возникновения отклонений от графика работ - недостаточное внимание либо противодействие (умышленное или неумышленное) со стороны рядовых участников проекта. Устав проекта оформляется и объявляется сотрудникам компании при непосредственном участии учредителей (либо руководителей подразделения). При этом он призван решить две основные задачи- проинформировать сотрудников компании о целях и действительной важности проекта и наделить руководителя проекта всеми необходимыми формальными полномочиями для осуществления проекта.

Зачастую непосредственное участие учредителя в проектной работе является одной из главных составляющих успеха.

Распределение рисков

Системный подход в управлении рисками позволяет снизить вероятность отклонений проекта по всем трем критериям (качество продукта, сроки, стоимость) и является обязательной составляющей многих этапов. Особенно необходимо уделить должное внимание управлению рисками на этапе загрузки первоначальных данных и этапах передачи Заказчику подсистем в пилотную эксплуатацию.

Розничная торговля - процесс практически непрерывный, простои связаны со значительными цифрами недополученной выгоды и падением лояльности клиентов, поэтому в проектном управлении качеству тестированию продукта, анализу рисков, принятию мер по снижению вероятности материализации рисков и снижению возможного влияния рисков уделяется должное внимание.

Основной инструмент, который позволяет предотвратить существенное влияние рисков- качественное тестирование продукта на этапах внутреннего тестирования и пилотной эксплуатации. Ввод подсистем в промышленную эксплуатацию сопровождается «мозговым штурмом», направленным на выявление возможных рисков, определением контрольных точек для своевременного выявления внештатных ситуаций, составлением особых инструкций на этап ввода для каждого из участников.

Риски, связанные с недостаточной проработкой задачи на этапе предпроектной подготовки, как правило, влекут за собой увеличение объема работ и бюджета проекта. Использование в качестве базового решения для развертывания ERP-системы специализированного продукта GMS Retail снижает вероятность рисков такого рода. Система управления предприятием GMS Office Tools используется торговыми сетями уже более 10 лет, ее архитектура и функционал изначально разрабатывались для управленческого учета в рознице. Вероятность возникновения рисков, влекущих за собой необходимость доработки в системе торговых процессов чрезвычайно мала. Специалисты по внедрению обладают соответствующим опытом, чтобы на этапе анализа требований и декомпозиции работ предусмотреть возможные отклонения.

Тестирование

Внутреннее тестирование является завершающим этапом работы над подсистемой, затем настроенная функциональность тестируется пользователями в условиях, близких к промышленным. Исправление ошибок происходит сразу же после их выявления на всех этапах.

Миграция данных

Подразумевается получение данных (Справочники, входящие остатки и т.д.) в электронном виде из существующих систем их штатными средствами, либо при помощи специалистов. Далее данные импортируются в систему.

Ввод в эксплуатацию

Процесс ввода предлагаемого решения в эксплуатацию является заключительным этапом внедрения, которому предшествуют несколько этапов тестирования, внесения корректировок в исходное решение и наполнение его актуальными и необходимыми для начала работы данными.

На этапе ввода в эксплуатацию решение максимально соответствует ожиданиям заказчика и полностью готово к работе конечных пользователей и обеспечению ежедневных бизнес-процессов предприятия.

Также при необходимости данный процесс предполагает присутствие консультантов в офисе заказчика для максимально быстрого решения возможных проблем и вопросов.

Обучение пользователей

Обучение пользователей состоит из двух обязательных стадий:

Обучение общим вопросам, таким как интерфейс и функциональная структура системы (необязательно для некоторых групп пользователей, например, работающих исключительно с фронт-офисными приложениями).
Обучение операциям, непосредственно связанным с функциональными обязанностями конкретного пользователя, которое обеспечивает индивидуальный подход к каждому конечному пользователю и работу с небольшими группами пользователей.

В процессе обучения пользователям также предоставляются необходимые методические пособия и справочные материалы. Если структура предприятия подразумевает наличие собственного центра компетенции и внутренних консультантов, то они обучаются таким образом, чтобы в последствии, в свою очередь квалифицированно проводить обучение и обеспечивать поддержку новых и существующих пользователей.

Інші товари